Document Numbering

Administration - System Initialization - Document Numbering

Document numbering adalah Form yang digunakan untuk melakukan setup penomoran Dokumen berdasarkan kebutuhan perusahaan masing-masing.

Di dalam Form Document numbering terdapat beberapa kolom yang wajib diisi ketika kita ingin melakukan Setup. Biasanya Perusahaan melakukan Setup Dokumen itu setiap menjelang awal tahun. Ada juga beberapa perusahaan yang melakukan setup per bulan. Tergantung dari kebutuhan masing-masing

Kolom yang tersedia dalam melakukan setup yakni
1. Document - Menampilkan List Dokumen yang ada pada SAP Business One.
2. Default Series - Menampilkan Default series pada setiap dokumen. Anda dapat mengubah default series tersebut.
3. First No - Menampilkan No pertama pada Series yang sudah di default.
4. Next No - Menampilkan no Dokumen Selanjutnya ketika membuat dokumen baru
5. Last No - Menampilkan batasan No dokumen Sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Biasanya digunakan jika perusahaan ingin membagi penomoran dokumen per lokasi dan hal lainnya.

Untuk Melakukan Setup nya anda dapat melakukan Double Klik pada sebelah kiri dokumen yang ingin di setup lihat gambar dibawah. Sebagai contoh saya mengambil dokumen A/R Invoice Lihat blok yang saya beri warna merah

Setelah melakukan double klik maka akan ditampilkan Gambar berikut

Di Form inilah Dapat dilakukan Setup.










Apa yang harus diisi dan bagaimana cara pengisiannya?
Name - Untuk Penamaan No Dokumen yang akan digunakan pada Transaksi (Panjang Field : 8 Char)
First No - No yang akan digunakan pertama kali Untuk Name yang didaftarkan. (Panjang Field : 10 Char)
Note : Jika Setup yang dilakukan sangat banyak. Dan berdasarkan pengalaman saran saya sebaiknya panjang Field diisi hanya 9 Char (Harus Berupa Angka)
Next No - otomatis
Last No - Batasan penomoran pada Setiap name yang di Create. Tidak boleh lebih kecil dari First No yang sudah didaftarkan.
Prefix Dan Suffix - hanya sebagai identifikasi dari name yang di Create (Panjang Field : 8 Char)
Remarks - Penjelasan lebih rinci mengenai Name tersebut (Panjang Field : 50 Char)
Group - Digunakan untuk Autorisasi per Dokumen
Period Indicator - Indikasi untuk menentukan Periode
Lock - Centang Check box ini apabila series sudah tidak digunakan lagi

Contoh
Untuk menambahkan Series yang baru, klik kanan Add Row Atau Pada Toolbar (Data - Add Row)
Shortcut CTRL + i

Jika hanya dilakukan setup per Tahun maka yang harus dilakukan :

Jika Series ingin dibuat per lokasi

Untuk Last No Primary Diisi dengan 12009999, Agar tidak terjadi overlaps

Notes : Kadang SAP menolak untuk diupdate ketika ada user yang sedang login






Jika Sudah Ditambahkan Klik Button Update Pada Form Series - Nama dokumen - Setup.
Kemudian Klik kembali Button Update pada Form Document Numbering - Setup


Melakukan Set Default Series pada document numbering guna keperluan Autorisasi per Group


1. Buka dahulu document numbering setup
2. Pilih dokumen yang akan di setup
3. Pilih Series yang akan disetup dengan melakukan klik pada baris series yang diinginkan.
Sebagai contoh saya menggunakan series 1021 untuk dilakukan set default

4. Klik Button Set As Default di sebelah kanan bawah dan menampilkan message seperti gambar dibawah

Set As Default For Current User - Default series hanya untuk user yang sedang login
Set As Default For all User - Default series untuk semua user yang terdaftar di SBO
Set As Default for Certain user - Default series untuk user tertentu saja
double klik kemudian Lihat Gambar berikutnya

Centang user yang akan di default series nya kemudian klik button OK




5. Klik Button Update
6. Kemudian Update lagi. (lihat blog sebelumnya diatas)

Note : Jangan lupa untuk Document Jurnal Entry nya jangan sampai tertinggal.

Error Message yang sering ditemukan yakni :
1. Pada saat ingin membuka Form menampilkan error
To generate this document, first define the numbering series in the Administration Module

Solusi
1. Tidak Diberikan Autorisasi, Check authorization
2. Tidak Diberikan Default / Salah memasukkan Default Series


2. Pada saat selesai menginput transaksi kemudian klik Button Add dan menampikan Error pada status bar
To generate this document, first define the numbering series in the Administration Module 

Solusi
1. Tidak Dilakukan Setup pada Document numbering Jurnal Entry, atau salah melakukan default jurnal entry

Note: 1(Satu) User hanya dapat menggunakan 1(Satu) Series. 
Contoh User dengan nama Andi Sudah didaftarkan untuk series Jawa.
Dan Didaftarkan lagi untuk series Sumatra maka SAP akan Secara otomatis mengambil Default terakhir yakni Sumatra.