Konsep Jurnal Pada SAP Business One

Jurnal yang terbentuk pada setiap transaksi di SAP Business One.
Dalam Menentukan Account di SAP Business One merupakan Langkah dasar yang harus disetup. Karena Jika Terjadi kesalahan dalam melakukan Setup akan sangat sulit untuk memperbaiki transaksi keuangan tersebut terutama dalam lingkup Logistic.

Dalam melakukan Setup GL Account determination Terbagi menjadi 4 Bagian yakni
1. Sales

2. Purchasing

3. General

4. Inventory

Untuk menentukan Default Account pada setiap transaksi yang berhubungan dengan inventory, Pengaturan Dilakukan pada Module Administration - System initialization - General Setting,
Set GL Account By dengan pilihan Warehouse, Item Group, Ataupun Item Level

Error Message yang sering terjadi ketika ingin melakukan add transaksi

Jika Setup yang anda gunakan menggunakan

• Warehouse maka account yang diambil berasal dari setup account yang ada di module Administration - Setup - Inventory - Warehouse

• Item Group  maka account yang diambil berasal dari setup account yang ada di module Administration - Setup - Inventory - Item Group

• Item Level  maka account yang diambil berasal dari setup account yang ada di module Inventory - Item Master Data

Sales A/R


Sales Order - Delivery - AR Invoice - AR Credit Memo

Document	Debit	Credit
Sales Order	N/A	N/A
Delivery	COGS	Inventory
AR Invoice	Piutang	Revenue
AR Credit Memo	(Piutang)	(Sales Credit Account)
	(COGS)	(Sales Return)

Sales Order - AR Invoice - AR Credit Memo

Document

Debit

Credit

Sales Order
AR Invoice	Piutang	Revenue
	COGS	Inventory
AR Credit Memo	(Piutang)	(Sales Credit Account)
	(COGS)	(Sales Return)

Sales Order - AR Reserve Invoice - Delivery

Document

Debit

Credit

Sales Order
AR Reserve Invoice	Piutang	Revenue
Delivery	COGS	Inventory

Sales Order - AR Reserve Invoice - Delivery - AR Credit Memo Manual - Reconsile 
(Untuk SAP 880 PL 10 Tidak Terdapat Copy From / Copy To Apabila AR Reserve invoice Telah Di Delivery)

Document

Debit

Credit

Sales Order
AR Reserve Invoice	Piutang	Revenue
Delivery	COGS	Inventory

AR Credit Memo                     (Piutang)                         (Revenue)
                                                 (COGS)                          (Return)


Sales Order - AR Reserve Invoice - Delivery 
AR Reserve Invoice - AR Credit Memo
(Untuk SAP 882 PL 4)

Document

Debit

Credit

Sales Order
AR Reserve Invoice	Piutang	Revenue
Delivery	COGS	Inventory

AR Credit Memo                     (Piutang)                        (Revenue)
                                                 (COGS)                          (Return)


Sales Order - Delivery - Return

Document

Debit

Credit

Sales Order
Delivery	COGS	Inventory
Return	(COGS)	(Sales Return)

Sales Order - AR Reserve Invoice - AR Credit Memo

Document

Debit

Credit

Sales Order
AR Reserve Invoice	Piutang	Revenue
AR Credit Memo	(Piutang)	(Sales Credit Account)

Sales Order -  Delivery Order - Delivery order Closed Manual

Document

Debit

Credit

Sales Order
Delivery Order	COGS	Inventory
Closed Manual Delivery Order	N/A	N/A

Sales Order - AR DP Invoice - Delivery - AR Invoice

Document

Debit

Credit

Sales Order
AR DP Invoice	Piutang	Down Payment Clearing
Delivery	COGS	Inventory
AR Invoice	Down Payment Clearing	Revenue

• Domestic Account Receivable, Foreign Account Receivable
• Account ini digunakan untuk Transaksi Penjualan
• Digunakan pada Dokumen 
• DR - AR Invoice
• DR - AR Down Payment Invoice
• DR - AR Reserve Invoice
• DR - Outgoing Payment to Customer
• CR - AR Credit Memo
• CR - Incoming Payment
• DR/CR - Manual JE (BP)

• Check Received
• Account yang digunakan untuk Penerimaan Pembayaran menggunakan Check.
• Digunakan pada Dokumen 
• DR - Incoming Payment
• CR - Deposit

• Cash On Hand
• Account yang digunakan untuk Penerimaan Pembayaran menggunakan Cash.
• Digunakan pada Dokumen 
• DR - Incoming Payment
• CR - Deposit

• Underpayment A/R Account, Overpayment A/R Account
• Untuk Membuat akun tersebut disetting ke Pembulatan harus disetting terlebih dahulu pada Module Administration - Setup - Financial - Currency (Setting Maximal Pembulatan)
• Menentukan Account tersebut jika terdapat kasus dimana jumlah pembayaran yang dimasukkan Lebih sedikit /Banyak dari Total Amount faktur yang harus dibayar
• Overpayment Digunakan Pada Dokumen
• CR – Incoming Payment
• CR – Manual Internal Reconciliation
• UnderPayment Digunakan Pada Dokumen
• DR – Incoming Payment
• DR – Manual Internal Reconciliation

• Down Payment Clearing Account
• Menentukan Account yang digunakan untuk Transaksi A/R Down Payment Invoice. 
• Account ini akan terbentuk jurnal balik ketika A/R Invoice dicreate dengan mencantumkan A/R Down Payment Invoice yang bersangkutan
• Bukan Termasuk Control Account
• Digunakan Pada Dokumen
• CR – AR Down Payment,
• DR – AR Invoice

• Realized Exchange Diff. Gain, Realized Exchange Diff. Loss
• Account ini akan digunakan jika terdapat Transaksi Penjualan yang mencerminkan Kerugian atau keuntungan yang disebabkan oleh selisih kurs. 
• Realized Exchange Diff Gain Digunakan Pada Dokumen
• CR – Incoming Payment
• CR – Manual Internal Reconciliation
• Realized Exchange Diff Loss Digunakan Pada Dokumen
• DR – Incoming Payment
• DR – Manual Internal Reconciliation
• Contoh 
• Pada Tanggal 1 April Dibuat AR Invoice Dengan Nilai Kurs Sebesar Rp. 9.800,-
• Pada Tanggal 2 April Dibuat Incoming Payment Dengan nilai Kurs Sebesar Rp. 9.850,-
• Maka Akan mendapatkan Keuntungan Sebesar Rp 50,- 

• Cash Discount
• Digunakan ketika Melakukan Transaksi Penerimaan Pembayaran Dari Customer dengan Discount
• Digunakan pada dokumen
• DR – Incoming Payment
• DR – Manual Internal Reconciliation

• Revenue Account
• Pilih Control Account untuk digunakan sebagai default ketika melakukan Transaksi Penjualan, 
• Digunakan pada dokumen
• CR – AR Invoice
• CR – AR Invoice + Payment
• CR – AR Reserve Invoice

• Sales Credit Account
• Pilih Control Account untuk digunakan sebagai default ketika melakukan Transaksi Kredit atas Transaksi Penjualan, 
• Digunakan Pada Dokumen 
• DR – AR Credit Memo

• Down Payment Interim Account
• Account ini Diisi Apabila ingin menggunakan Down Payment Request

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Purchasing A/P


Purchase Order - GRPO - AP Invoice - AP Credit Memo - Outgoing Payment - Cancel Outgoing

Document	Debit	Credit
Purchase Order	N/A	N/A
Good Receipt PO	Inventory	Allocation
AP Invoice	Allocation	Hutang
AP Credit Memo	(Inventory)	(Hutang)
Outgoing Payment	Hutang	Bank / Cash
Cancel Outgoing Payment	(Hutang)	(Bank / Cash)

Purchase Order - GRPO - AP Invoice - AP Credit Memo

Document

Debit

Credit

Purchase Order	N/A	N/A
Good Receipt PO Tanpa Unit Cost	N/A	N/A
AP Invoice	Inventory	Hutang
AP Credit Memo	(Inventory)	(Hutang)

Purchase Order - GRPO - GRPO Closed Manual

Document

Debit

Credit

Purchase Order
Good Receipt PO	Inventory	Allocation
Good Receipt PO Closed Manual	Allocation	Goods Clearing

Purchase Order - GRPO - Good Return

Document

Debit

Credit

Purchase Order	N/A	N/A
Good Receipt PO	Inventory	Allocation
Good Return	(Inventory)	(Allocation)

Purchase Order - GRPO - Good Return (Terjadi perbedaan harga moving)

Document

Debit

Credit

Purchase Order	N/A	N/A
Good Receipt PO	Inventory	Allocation
Good Return	(Inventory) (Inventory)	(Allocation) (PriceDifference)

Purchase Order  - AP Invoice

Document

Debit

Credit

Purchase Order	N/A	N/A
AP Invoice	Inventory	Hutang

Purchase Order  - AP Reserve Invoice - GRPO

Document

Debit

Credit

Purchase Order	N/A	N/A
AP Reserve Invoice	Stock Intransit	hutang
Good Receipt PO	Inventory	Stock Intransit

Purchase Order  - AP Reserve Invoice - AP Credit Memo

Document

Debit

Credit

Purchase Order	N/A	N/A
AP Reserve Invoice	Stock Intransit	hutang
AP Credit Memo	(Stock Intransit)	(Hutang)

Purchase Order  - AP Reserve Invoice - GRPO - Credit Memo

Document

Debit

Credit

Purchase Order
AP Reserve Invoice	Stock Intransit	hutang
Half Good Receipt PO	Inventory	Stock Intransit
Half AP Credit Memo	(Stock Intransit)	(Hutang)

Purchase Order - APDP Invoice - GRPO - AP Invoice - Outgoing Payment

Document

Debit

Credit

Purchase Order
AP Down Payment Invoice	Down Payment Clearing	Hutang
Good Receipt PO	Inventory	Allocation
AP Invoice	Allocation	Hutang
Outgoing Payment	Hutang	Cash/bank

Purchase Order Non Inventory  - AP Invoice 

Document

Debit

Credit

Purchase Order
AP Invoice	Expense Account	hutang

• Domestic Account Payable, Foreign Accounts Payable
• Default Account ini Sebagai Control Account. Ketika Vendor/Supplier Baru dibuat Di Business Partner Master Data 
• Digunakan pada dokumen
• CR - AP Invoice
• CR - AP Down Pay Inv.
• CR – AP Reserve Invoice
• DR - AP Credit Memo
• DR - Outgoing Payment
• CR – Outgoing Payment to Vendor
• DR/CR – Manual JE to BP

Setelah Faktur Pembelian Dibuat, Control Account ini akan ditampilkan dalam jurnal entry Lihat Tab Accounting pada Transaksi Faktur Pembelian. 

• Realized Exchange Diff. Gain, Realized Exchange Diff. Loss

• Account ini akan digunakan jika terdapat transaksi Pembelian yang mencerminkan Kerugian atau keuntungan yang disebabkan oleh selisih kurs. 
• Realized Exchange Diff Gain Digunakan pada dokumen
• CR – Outgoing Payment
• CR – Manual Internal Reconciliation
• Realized Exchange Diff Loss Digunakan Pada dokumen
• DR – Outgoing Payment
• DR – Manual Internal Reconciliation
• Contoh 
• Pada Tanggal 1 April Dibuat AP Invoice Dengan Nilai Kurs Sebesar Rp. 9.800,-
• Pada Tanggal 2 April Dibuat Outgoing Payment Dengan nilai Kurs Sebesar Rp. 9.850,-
• Maka Akan mendapatkan Keuntungan Sebesar Rp 50,- 

• Bank Transfer
• Account ini digunakan sebagai default ketika melakukan pembayaran menggunakan Bank Transfer
• Digunakan Pada dokumen
• CR – Outgoing Payments
• Untuk Account Bank harus disetup Sebagai cash Account di Chart Of Account. Lihat gambar dibawah

• Cash Discount
• Account ini Digunakan pada saat melakukan pembayaran ke supplier memiliki diskon
• Contoh Dapat dilihat pada Cash Discount Sales. Diatas
• Digunakan Pada Dokumen
• CR – Outgoing Payments
• CR – Manual Internal Reconciliation
• Cash Discount Clearing
• Mendefinisikan Clearing Account Ketika Kas Digunakan
• N/A
• Expenses Account
• Menentukan Account untuk Digunakan Sebagai Default Pengeluaran Biaya
• Untuk Biaya yang Disebabkan dalam transaksi pembelian domestik, Supplier Asing
• Digunakan pada Saat Dokumen dengan Item Non Inventory
• DR – AP Invoice
• DR – AP Reserve Invoice

• Purchase Credit Account
• Sebuah Control Account yang digunakan pada transaksi Kredit sebagai biaya.
• Digunakan Pada dokumen
• CR – AP Credit Memo

• Overpayment A/P Account, Underpayment A/P Account
• Menentukan Account tersebut jika terdapat kasus dimana jumlah pembayaran yang dimasukkan Lebih sedikit /Banyak dari Total Amount faktur yang harus dibayar
• Lihat Contoh Di bagian Sales Diatas
• Overpayment A/P Account Digunakan pada dokumen
• DR – Outgoing Payment
• DR – Manual Internal Reconciliation
• Underpayment A/P Account Digunakan pada dokumen
• CR – Outgoing Payment
• CR – Manual Internal Reconciliation
• Down Payment Clearing Account
• Pilih GL Account untuk digunakan sebagai default Clearing Account Ketika menambahkan Transaksi AP Down Payment Invoice.
• Digunakan Pada dokumen
• DR – AP Down Payment Inv
• CR – AP Invoice

• Expense and inventory Account
• Digunakan pada dokumen
• DR – AP Credit Memo,
• CR – AP Credit Memo based on Return

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
General

o

• Credit Card Deposit
• Digunakan pada dokumen
• DR – Commissions- Deposit
• Rounding Account
• Digunakan pada dokumen
• CR - AR Invoice
• CR - AR Reserve Inv
• CR - AR Inv + Payment
• CR - AR Down Pay. Inv
• DR - AR Credit Memo
• CR – AP Invoice
• CR – AP Reserve Inv
• CR - AP Down Pay. Inv
• DR – AP Credit Memo

• Automatic Reconciliation Diff.
• Digunakan pada dokumen
• DR – JE Auto Recon Tran
• CR – JE Auto Recon Tran

• Period-End Closing Account
• Digunakan pada dokumen
• DR/CR Year End Util. from P&L Account
• CR/DR Year End Util. to Retained Earnings Account

• Realized Exchange Diff Gain
• Digunakan pada dokumen
• CR – JE Auto Recon Tran
• Realized Exchange Diff Loss
• Digunakan pada dokumen
• DR – JE Auto Recon Tran
• Opening balance Account
• Digunakan pada dokumen
• DR/CR Opening Balances
• CR – AR Invoices
• DR – AP Invoices

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Inventory

• Inventory Account, 
• Mencerminkan nilai akhir persediaan dan dicatat setiap transaksi yang berhubungan dengan inventory SAP Business One
• Digunakan Pada Dokumen 
• CR - Delivery Note
• CR - AR Invoice no DN
• DR - Goods Receipt PO
• CR – Goods Return PO
• DR – AP Invoice no GRPO
• CR – AP Credit Memo
• DR – Inv Goods Receipt
• CR – Inv Goods Issue
• DR - Inventory Transfer (Whse)
• CR - Inventory Transfer (From Whse)
• DR – Inv Revaluation Incr.
• CR – Inv Revaluation Decr.
• DR – Initial Qty Transaction
• CR – Inv Posting (Qty Lower)
• DR – Inv Posting (Qty Higher)
• CR – Issue to Production
• DR – Receipt from Production
• Cost of Goods Sold Account, 
• Menentukan G/L account yang akan digunakan saat transaksi pengiriman barang (Delivery Order)
• Digunakan Pada Dokumen
• DR – Delivery Note
• DR – AR Invoice with no DN
• DR – AR Invoice + Payment
• CR – AR Return
• CR – AR Credit Memo Invoice no DN
• Allocation Account, 
• Account ini digunakan sebagai account offset ke rekening persediaan di PO, GRPO dan / A P Credit memo. Saldo G L account mencerminkan jumlah GRPO dan Good Return.
• Digunakan pada Dokumen
• CR – Goods Receipt PO
• DR – AP Invoice on GRPO
• DR – Goods Return PO on GRPO
• CR – AP Credit Memo on Goods Return
• Variance Account, 
• G/L account hanya digunakan dalam sistem persediaan harga standar. Pada skenario tertentu, jika ada perbedaan antara harga standar dan harga sebenarnya dalam dokumen pembelian, perbedaan ini dicatat dalam Account ini
• Digunakan pada dokumen
• DR or CR – Goods Receipt PO
• DR or CR – Goods Receipt Inv
• Contoh Item Cost Standard Sebesar Rp.100, - Pada Saat GRPO sebesar Rp.110,- Maka terdapat Variance Sebesar Rp 10,- 

• Price Difference Account, 
• Digunakan dalam transaksi pembelian saja. Untuk skenario tertentu, perbedaan harga antara base price dan Target Document dicatat dalam Account ini
• Digunakan Pada dokumen
• CR or DR – Goods Return PO
• CR or DR – AP Credit Memo
• DR or CR – AP Invoice
• Penerimaan Barang Item A Dengan Quantity 5 Dan Price Rp. 50, - == 5 * 50 = 250
• Penjualan Item A Dengan Quantity 3 
• Sisa Stock Di Gudang 5 - 3 = 2
• Invoice Dari Supplier Bukan lagi Rp 50,- melainkan Rp 60,-
• Maka Akan Muncul Perbedaan Harga sebesar Rp 60, - - Rp 50,- = Rp 10, -
• Negative Inventory Adjustment Acct, 
• Akun ini digunakan jika Inventarisasi kuantitas negatif ketika terjadi persediaan posting 
• Digunakan pada dokumen
• CR – Goods Receipt PO Price < Cost
• DR – Goods Receipt PO Price > Cost
• CR – Goods Return PO Price < Cost
• DR – Goods Return PO Price > Cost
• CR – AP Invoice Price < Cost
• DR – AP Invoice Price > Cost
• CR – AP Credit Memo Price < Cost
• DR – AP Credit Memo Price > Cost
• Harga dokumen berbeda dari rata-rata bergerak atau harga FIFO.
• Dalam kasus ini, bergerak atau harga rata-rata FIFO diadakan statis, dan perbedaan antara harga dan nilai persediaan yang dihasilkan dari penambahan dokumen baru, yang diposting ke akun ini
• Contoh Kasus
• ada 100 buku dalam stok dengan harga 20
• 200 buku akan dijual, Sehingga persediaan menjadi negatif. Inventory Account mengalami penurunan sebesar 200 * 20  = 4000 Yang berarti, bahwa Biaya yang dihitung untuk 200 item hanya 100 item pada Stock.
• Langkah selanjutnya adalah Penerimaan barang dengan 110 item dengan harga 25 -, Sehingga Stock menjadi 10 buku dengan rata-rata bergerak 25.
• Karena kita memiliki persediaan negatif dari 100 item dengan nilai 20 -.,(100 * 20 = 2000) dan tambahan 10 * 25  = 250. dan hasilnya sebesar 2000 + 250  = 2'250   yang masuk ke Inventory Account
• Karena kita Membeli dengan harga 25, tetapi memiliki minus 100 * 20 -. Saat menjual item, maka perhitungan yang dilakukan oleh sistem adalah 100 * (25 - 20 -..) = 500 yang masuk ke account negative inventory adjustment account

• Inventory Offset - Decrease Account, Inventory Offset - Increase Account
• Account digunakan sebagai penyeimbang account ketika nilai persediaan bertambah atau berkurang sebagai akibat dari membuat tanda terima barang atau masalah barang
• Digunakan pada Dokumen
• DR – Inv Goods Issue
• DR – Inv Posting/Stock Taking (Qty Lower)
• CR – Inv Goods Receipt
• CR – Inv Posting/ Stock Taking (Qty Higher)
• Sales Returns Account,
• Menentukan G/L account yang digunakan saat transaksi Return
• Digunakan Pada dokumen
• DR – AR Credit Memo
• DR – AR Return
• Purchase Account,
• G / L account yang Anda pilih di sini dicatat dalam jurnal entry, bersama dengan jumlah yang sama yang tercatat untuk inventory account, ketika sebuah A / P atau faktur tanda terima barang dibuat.
• Purchase Return Account,
• G / L account yang Anda pilih di sini dicatat dalam entri jurnal, bersama dengan jumlah yang sama yang tercatat untuk akun persediaan, ketika barang dikembalikan atau A / P kredit memo dibuat.
• Purchase Offset Account,
• G / L account yang Anda pilih di sini yang digunakan untuk mengimbangi pembelian atau rekening pembelian-kembali, dengan demikian mempertahankan entri jurnal yang dibuat oleh dokumen pembelian seimbang.
• Exchange Rate Differences Account,
• Digunakan dalam transaksi pembelian saja. Pada skenario tertentu, ketika sebuah dokumen target dibuat berdasarkan dokumen dasar yang item harga dalam mata uang asing, dan dokumen target terhubung ke nilai tukar yang berbeda, perbedaan dalam mata uang lokal terjadi
• Digunakan pada dokumen
• DR – AP Invoice
• Goods Clearing Account,
• Sebuah account offset untuk alokasi biaya yang digunakan saat menutup Good Receipt PO Secara Manual.
• Digunakan pada dokumen
• CR – JE from Closed Goods Receipt PO
• DR – JE from Closed Goods Return
• G/L Decrease Account, G/L Increase Account,
• G / L account yang digunakan untuk menyeimbangkan perubahan nilai persediaan yang dihasilkan dari penciptaan dokumen Inventory Revaluation
• WIP Inventory Account,
• Account ini digunakan ketika menjalankan Transaksi Issue Production. Dan Receipt Production
• Digunakan pada dokumen
• DR – Issue to Production
• CR – Receipt from Production
• DR – Receipt from Production (Non Inv)
• DR /CR – Closed Production Order
• WIP Inventory Variance Account
• Account ini terjadi ketika Jumlah Amount yang dihasilkan dari issue production dan Receipt production tidak sama 
• Digunakan pada Dokumen
• DR / CR - Closed Production Order
• Expense Clearing Account
• Mendefinisikan offset G / L untuk pembukaan account jurnal entri yang dibuat oleh A / P invoice dan tanda GRPO. G / L account ini digunakan dalam jurnal entri setiap kali account alokasi juga terlibat.
• Digunakan pada dokumen
• CR- Goods Receipt PO (Exp Amt)
• DR – AP Invoice (Exp Amt)
• DR – AP Goods Return
• DR- JE from Closed Goods Receipt PO
• Expense Offset Account
• Jika beban tambahan mempengaruhi nilai persediaan, akun ini digunakan sebagai account offsetting untuk nilai beban tambahan termasuk dalam pembelian posting.
• Stock Intransit Account
• Digunakan Pada Dokumen
• DR – AP Reserve Invoice
• CR – Goods Receipt PO
• CR – AP Credit Memo (on Res. Invoice)