Sales Order

Cara menginput Transaksi Sales Order

Dari Main menu SAP Business One Pilih Sales A/R - Sales Order

• Input Customer Code, Name, dan Informasi lainnya
• Tab Content Terdiri dari 2 tipe yakni Transaksi Item dan Service
• Setelah Memilih Tipe  yang akan digunakan, Isi informasi lainnya yang dibutuhkan
• Tab Logistic, Isi informasi yang dibutuhkan
• Tab Accounting,  Isi informasi yang dibutuhkan

Setelah Semua informasi terisi Klik Button Add. Dan System akan menampilkan pesan Successfull pada system message yang ada dibawah sebelah kiri

Penjelasan Mengenai Dokumen Sales Order ini adalah Sbb:

1. General Tab
• Contact Person, Nama Contact Person Default berdasarkan pada Business Partner Master Data. Jika Dibutuhkan Anda Dapat mengganti Contact person tersebut
• Customer Ref No, Dapat diisi dengan no Referensi dari pelanggan, Jika Dibutuhkan
• No. Akan Terisi otomatis jika anda menggunakan Series Numbering. Jika Anda mengisi manual anda harus mengisinya. (No ini harus Unik)
• Status. Menampilkan Status dokumen Sales Order
• Open. Dokumen belum dilakukan Pengiriman ataupun invoice. Dokumen ini masih dapat diedit
• Open -printed, Status Dokumen ini masih dalam keadaan terbuka, namun sudah pernah dicetak
• Cancelled, Status Dokumen dibatalkan secara manual. Klik Kanan - cancelled
• Closed, Status dokumen sudah dilakukan pengiriman/Invoice. Anda Dapat melakukan closed dokumen secara manual apabila dokumen ini sudah tidak ada kaitan dengan dokumen lainnya.
• Posting Date. Di Default berdasarkan tanggal system. Anda Dapat mengubah Tanggal posting.
• Delivery Date. Tanggal pengiriman barang.
• Document Date. Tanggal Dokumen ini dibuat
• Currency. Mata uang yang akan digunakan untuk melakukan transaksi penjualan.
• Sales Employee. Nama Pegawai yang membuat Dokumen Sales.
• Owner. Dapat diisi dengan nama Spv atau atasan anda.
• Remarks. Sebagai informasi tambahan jika dibutuhkan
• Total Before Discount. Total jumlah pesanan penjualan sebelum diskon Dihitung. Jika Diskon telah didefinisikan pada bagian row item. jumlah yang ditampilkan dalam bidang ini mengambil diskon yang telah diperhitungkan.
• Discount %. Diskon total yang akan diberikan untuk satu dokumen penjualan.
• Freight. Biaya angkut yang akan ditambahkan kedalam total pembayaran. Anda harus melakukan setting terlebih dahulu pada module administration - Setup - General - Freight
• Rounding. Pembulatan  
• Tax. Pajak untuk dokumen penjualan tersebut. jika ada
• Total. Total untuk satu dokumen tersebut setelah ditambahkan dengan Pajak, Freight dan dikurangi diskon
2. Content Tab.  Tab ini menjelaskan spesifik item atau jasa yang akan dijual
• Untuk informasi tambahan lainnya anda dapat membuka tool - form setting 
• Item/Service Type. 
• Item. Untuk membuat transaksi penjualan dengan Tipe item.
• Service. Untuk membuat transaksi penjulalan dengan Tipe jasa. Contohnya jasa konsultan.
• Quantity. Jumlah Item yang akan anda jual berdasarkan pada ukuran unit penjualan. Seperti yang telah dijelaskan pada item master data. default untuk setiap item adalah 1. 
• Contoh. Quantity * Items Per Unit = Qty (Inventory UoM)
• Delivered. Jumlah Quantity yang sudah dikirimkan kepada pelanggan
• Open Qty/Qty To Ship. Jumlah Quantity yang masih harus dikirim
• Ordered. Menampilkan Quantity yang sedang dipesan
• Unit Price. 
• Jika Inventory UoM didefault YES. Maka Harga Adalah harga satuan
• Jika Inventory UoM Didefault No. Maka Harga adalah Satuan barang * harga per unit
• Contoh : jika Unit Price Pada Item Master Data adalah $10, Dan nilai Item Per unit adalah 5 Maka Harga yang ditampilkan pada dokumen adalah sebesar $50
• Untuk Melihat Last Price Letakkan posisi field pada unit price kemudian klik CTRL + Tab
• Inventory UoM.
• Satuan yang digunakan pada Gudang (Lihat Item Master Data - Tab Inventory)
• System Akan Mendefault No. 
• Jika anda telah mendefinisikan Sales Unit Of Measure yang ada pada Item Master Data - Tab Sales tidak sama dengan 1. Quantity item unit yang akan dikeluarkan dari gudang sama dengan Quantity yang anda input pada dokumen Sales
• Contoh Quantity * Item Per Unit = Qty (Inventory UoM)
• Unit Of Measure
• Satuan yang digunakan dalam transaksi penjualan (Lihat Item Master Data - Tab Sales)
• Discount %. Menampilkan persentase diskon untuk setiap item
• Price After Discount. Harga Setelah diskon
• Item Cost. Harga Stock Saat ini.
• Wtax Liable. mengidentifikasikan pajak penghasilan dalam dokumen
• TaxCode. mengidentifikasikan pajak untuk setiap item
• Total LC = (Unit Price * Quantity) -  (Unit Price * Quantity * Discount)
3. Logistic Tab
• Ship To. Alamat Pengiriman Barang Di Default berdasarkan pada Business partner master Data. Anda dapat mengubah alamat pengiriman jika diperlukan
• Bill To. Alamat Penagihan untuk barang tersebut. Di Default berdasarkan pada Business partner master Data. Anda dapat mengubah alamat pengiriman jika diperlukan

...... Bersambung

Exchange Rate Difference

Administration è Exchange Rate Difference

Revaluation Currency digunakan untuk vendor atau customer dan GL Account yang saldonya dalam mata uang asing atau multy currency. Fungsi nya untuk mengakui adanya laba / rugi karena perubahan kurs. Dalam proses Reval akan terbentuk JE yang nantinya akan di reverse secara otomatis pada awal bulan berikutnya.

Untuk melakukan Revaluation yang harus dilakukan adalah mengubah Rate Akhir bulan

* jika proses reval selesai dilakukan rubah rate ke rate semula.

Setelah Rate telah terisi klik button Update. maka Exchange Rate telah berhasil anda buat.

Error Message SAP Business One

Note : Apabila Error message yang anda alami belum ada di sini silahkan kirimkan error tersebut pada komentar yang telah disediakan


Ketika kita ingin melakukan Input Data maupun ketika membuka SAP Business One Sering sekali kita menemukan Error. Oleh karena itu Saya akan membantu anda untuk memberikan solusi jika anda bertemu Error Message seperti berikut.

Global

Event : Ketika melakukan Login 

Error : You Cannot open Window [683] Message with your current licence

Masalah : Karena anda belum memiliki licence untuk menggunakan SAP

Solusi : Beli licence, kemudian pasang licence tersebut (mintalah Partner anda untuk memasang licence tersebut)

Jika Anda sudah memiliki licence, langkah selanjutnya adalah mintalah Atasan anda yang memiliki ID Superuser untuk mengecek Module Administration - Licence - Licence administration

Klik Button Update, Dan selamat menggunakan SAP.

All Transaction

Event : Ketika Transaksi Di Add
Error : No Matching records found G/L Accounts
Masalah : Terdapat Account yang belum di setting
Solusi : Silahkan setup account tersebut Pada Item Group / Warehouse / Item Master Data tergantung Setup G/L account by http://karno-indonesia.blogspot.com/2012/01/konsep-jurnal-pada-sap-business-one.html

Incoming Payment


Event : Ketika Ingin Membuka Form Incoming Payment
Error : Linking primary sales account has not been completed
Masalah : Terdapat Account yang belum di setup di GL Account determination
Solusi : Setup Account pada Administration - Setup - Financial - GL Account Determination Field (Domestic Accounts Receivable, Foreign Accounts Receivable, Revenue Account)

Daftar Perangkap Error Umum Visual Basic

Perangkap error dapat terjadi ketika aplikasi Anda sedang dijalankan. Beberapa perangkap error juga dapat terjadi saat pengembangan atau ketika peng-compile-an suatu aplikasi yang Anda buat. Anda dapat mengetest dan menanggapi error yang terjadi menggunakan statement "On Error" dan object Err. Nomor error dalam range 1 sampai 1000 telah disediakan untuk digunakan di Visual Basic pada masa-masa selanjutnya.
Daftar perangkap error di bawah merupakan perangkap error yang umum terjadi di Visual Basic ditambah dengan error umum yang berhubungan dengan suatu object umum tertentu, sedangkan untuk beberapa object lainnya, seperti misalnya ADO, atau Datagrid, atau yang lainnya, memiliki daftar perangkap error tersendiri, terpisah dari daftar perangkap error di bawah ini.

Code Message / Description

3 Return without GoSub
5 Invalid procedure call
6 Overflow
7 Out of memory
9 Subscript out of range
10 This array is fixed or temporarily locked
11 Division by zero
13 Type mismatch
14 Out of string space
16 Expression too complex
17 can 't perform requested operation
18 User interrupt occurred
20 Resume without error
28 Out of stack space
35 Sub, Function, or Property not defined
47 Too many DLL application clients
48 Error in loading DLL
49 Bad DLL calling convention
51 Internal Error
52 Bad file name or number
53 file Not found
54 Bad file mode
55 File already open
57 Device I/O error
58 File already exists
59 Bad record length
61 Disk full
62 Input past end of file
63 Bad record number
67 Too many files
68 Device unavailable
70 Permission denied
71 Disk Not Ready
74 can 't rename with different drive
75 Path/File access error
76 Path Not found
91 Object variable or With block variable not set
92 For loop not initialized
93 Invalid pattern string
94 Invalid use of Null
97 can 't call Friend procedure on an object that is not an instance of the defining class
98 A property or method call cannot include a reference to a private object, either as an argument or as a return value
260 No timer available
282 No foreign application responded to a DDE initiate
285 Foreign application won't perform DDE method or operation
286 Timeout while waiting for DDE response
287 User pressed Escape key during DDE operation
288 Destination is busy
290 Data in wrong format
293 DDE Method invoked with no channel open
294 Invalid DDE Link format
295 Message queue filled; DDE message lost
296 PasteLink already performed on this control
297 can 't set LinkMode; invalid LinkTopic
298 System DLL 'dll' could not be loaded
320 can 't use character device names in file names: 'item'
321 Invalid file format
322 Can’t create necessary temporary file
325 Invalid format in resource file
326 Resource with identifier 'item' not found
327 Data value named not found
328 Illegal parameter; can't write arrays
335 Could not access system registry
336 Component not correctly registered
337 component Not found
338 Component did not run correctly
339 object server 'item' not correctly registered
or not found (Error 339)
340 Control array element 'item' doesn't exist
341 Invalid control array index
342 Not enough room to allocate control array 'item'
343 Object not an array
344 Must specify index for object array
345 Reached limit: cannot create any more controls on this form
360 Object already loaded
361 can 't load or unload this object
362 can 't unload controls created at design time
363 ActiveX Control 'item' not found
364 Object was unloaded
365 Unable to unload within this context
366 No MDI form available to load
367 can 't load (or register) ActiveX control: 'item'
368 the file 'item' is out of date. This program requires a newer version
369 Operation not valid in a DLL
370 The ActiveX Designer's Type Information does not match what was saved. Unable to Load
371 The specified object can't be used as an owner form for Show()
378 'item' cannot be set while loading
379 You can 't put a Default or Cancel button on a Property Page
380 Invalid property value
381 Invalid property array index
382 'Item' property cannot be set at run time
383 'Item' property is read-only
384 A form can't be moved or sized while minimized or maximized
385 Must specify index when using property array
387 'Item' property can't be set on this control
388 can 't set Visible property from a parent menu
389 invalid Key
393 'Item' property cannot be read at run time
394 'Item' property is write-only
395 Cannot use separator bar as menu name for this control
396 'Item' property cannot be set within a page
397 can 't load, unload, or set Visible property for top level menus while they are merged
398 client Not Site
399 You can 't put a Default or Cancel button on a User Control unless its DefaultCancel property is set
400 Form already displayed; can't show modally
401 can 't show non-modal form when modal form is displayed
402 Must close or hide topmost modal form first
403 MDI forms cannot be shown modally
404 MDI child forms cannot be shown modally
405 Unable to show modal form within this context
406 Non-modal forms cannot be displayed in this host application from an ActiveX DLL
419 Permission to use object denied
422 Property not found
423 Property or method not found
424 object required
425 Invalid object use
426 Only one MDI Form allowed
427 Invalid object type; Menu control required
428 Popup menu must have at least one submenu
429 License information for this component not found. You do not have an appropriate license to use this functionality in the design environment
430 Class doesn 't support Automation
432 File name or class name not found during Automation operation
438 object doesn 't support this property or method
440 Automation Error
442 Connection to type library or object library for remote process has been lost
443 Automation object doesn't have a default value
444 Method not applicable in this context
445 object doesn 't support this action
446 object doesn 't support named arguments
447 object doesn 't support current locale setting
448 Named Not argument
449 Argument not optional or invalid property assignment
450 Wrong number of arguments or invalid property assignment
451 Object not a collection
452 invalid ordinal
453 Specified Not found
454 Code Not Resource
455 Code resource lock error
457 This key is already associated with an element of this collection
458 Variable uses a type not supported in Visual Basic
459 This component doesn't support the set of events
460 Invalid Clipboard format
461 Method or data member not found
462 The remote server machine does not exist or is unavailable
463 Class not registered on local machine
480 can 't create AutoRedraw image
481 invalid Picture
482 Printer Error
483 Printer driver does not support specified property
484 Problem getting printer information from the system. Make sure the printer is set up correctly
485 Invalid picture type
486 can 't print form image to this type of printer
490 Top-level or invalid menu specified as PopupMenu default
520 can 't empty Clipboard
521 can 't open Clipboard
523 The data binding DLL, 'item', could not be loaded
524 'item'
525 Data Access Error
527 The given bookmark was invalid
536 Could not lock the database
537 Could not access the desired Column
541 Could not lock the database
542 The row has been deleted since the update was started
545 Unable to bind to field: 'item'
672 DataObject formats list may not be cleared or expanded outside of the OLEStartDrag event
673 Expected at least one argument
674 Illegal recursive invocation of OLE drag and drop
675 Non-intrinsic OLE drag and drop formats used with SetData require Byte array data. GetData may return more bytes than were given to SetData
676 Requested data was not supplied to the DataObject during the OLESetData event
688 Failure in AsyncRead
689 PropertyName parameter conflicts with the PropertyName of an AsyncRead in progress
690 can 't find or load the required file urlmon.dll
693 An unknown protocol was specified in Target parameter
735 can 't save file to TEMP directory
744 Search Not text
746 Replacements too long
31001 Out of memory
31004 no object
31018 Class is not set
31027 Unable to activate object
31032 Unable to create embedded object
31036 Error saving to file
31037 Error loading from file

Daftar Perangkap Error CommonDialog
Berikut daftar perangkap error untuk object CommonDialog

Code Message / Description

20476 The FileName buffer is too small to store the selected file name(s)
20477 invalid filename
20478 An attempt to subclass a ListBox failed due to insufficient memory
24574 No fonts exist
28660 The [devices] section of the file WIN.INI did not contain an entry for the requested printer
28661 The PrintDlg function failed when it attempted to create an Information context
28662 The data in the DEVMODE and DEVNAMES data structures describes two different printers
28663 A default printer does not exist
28664 No printer device drivers were found
28665 The PrintDlg function failed during initialization
28666 The printer device driver failed to initialize a DEVMODE data structure
28667 The PrintDlg function failed to load the specified printer's Device driver
28668 The PD_RETURNDEFAULT flag was set in the Flags member of the PRINTDLG data structure but either the hDevMode or hDevNames field were nonzero
28669 The common dialog function failed to parse the strings in the [devices] section of the file WIN.INI
28670 Load of required resources failed
28671 The PD_RETURNDEFAULT flag was set in the Flags member of the PRINTDLG data structure, but either the hDevMode or hDevNames field were nonzero
31001 Out of memory
32751 Help call fail. Check Help properties.
32752 Low on memory! Can't bring up the dialog!
32753 couldn 't determine procedure address(es). \nSelect a different DLL.
32754 DLL selected couldn't be loaded
32755 Cancel was selected
32756 The ENABLEHOOK flag was set in the Flags member of a common dialog data structure but the application failed to provide a pointer to a corresponding hook function
32757 The common dialog function was unable to lock the memory associated with a handle
32758 The common dialog function was unable to allocate memory for internal data structures
32759 The common dialog function failed to lock a specified resource
32760 The common dialog function failed to load a specified resource
32761 The common dialog function failed to find a specified resource
32762 The common dialog function failed to load a specified string
32763 The ENABLETEMPLATE flag was set in the Flags member of a common dialog data structure but the application failed to provide a corresponding instance handle
32764 The ENABLETEMPLATE flag was set in the Flags member of a common dialog data structure but the application failed to provide a corresponding template
32765 The common dialog function failed during initialization
32766 The lStructSize member of the corresponding common dialog Data structure Is invalid

Budget Scenario

Untuk Melakukan Setting Budget hal yang harus diperhatikan adalah
1. Melakukan Setup yang ada pada Module Administration - System initialization - General Setting - Budget
2. Centang Budget Initialization
3. Pilih Option untuk melakukan Block Document, Warning ataupun tidak ada warning ketika transaksi telah melewati batas anggaran
4. Pilih

• Annual Budget - Anggaran Tahunan pengaturan dilakukan pada setiap user 
• Monthly budget - Anggaran Bulanan pengaturan anggaran untuk semua user Setelah logon kembali dari SBO.

5. Centang Salah satu atau lebih transaksi yang akan diberikan warning, ataupun blok ketika melakukan transaksi yang telah melewati batas anggaran

Tahap selanjutnya adalah melakukan setup yang ada pada module Financial - Budget Setup - Budget Scenario

Budget Name :  Penamaan Sesuai Dengan sekenario Anggaran pada tahun berjalan. Penamaan Harus Unik

Based On : Skenario anggaran yang menjadi dasar skenario anggaran yang ditetapkan. Skenario anggaran independen harus didasarkan pada dirinya sendiri.

Initial Ratio : Untuk Mengatur persentase anggaran yang ditetapkan berdasarkan pada budget dasar. Jika Budget Scenario berdasarkan pada dirinya sendiri maka initial ratio harus 100%
Rounding method : Metode pembulatan untuk Amount budget pada setiap sekenario

Cara melakukan penginputan Pada Scenario Dapat dilakukan dengan 2 cara
1. Right Click kemudian Add Row
2. Pada Menu Bar Data - Add Row (Ctrl + i)

Budget Distribution Method Adalah metode yang digunakan untuk distribusi budget.
Untuk Defaul System telah terbentuk 3 metode yang tinggal digunakan. Metode tersebut adalah
Equal, Jumlah Anggaran didistribusikan merata diantara 12 Bulan

 Ascending Order, Anggaran didistribusikan sedemikian rupa sehingga sebagian besar didedikasikan untuk bulan-bulan terakhir, dan hanya sebagian kecil digunakan selama bulan-bulan pertama.

Descending Series, Anggaran didistribusikan sedemikian rupa sehingga sebagian besar didedikasikan untuk bulan-bulan pertama tahun ini, dan jumlah yang ditetapkan untuk setiap bulan berkurang sebagai tahun berlangsung

Anda Dapat menambahkan Metode lainnya jika memang dibutuhkan (Manual), Memungkinkan Anda untuk secara manual menentukan bagaimana anggaran didistribusikan antara bulan yang berbeda. Anda dapat,  memutuskan bahwa anggaran didistribusikan antara dua bulan saja.

Langkah Selanjutnya adalah mengisi budget pada account yang akan digunakan.
Caranya adalah dengan membuka module Financial - budget setup - Budget

Pilih Scenario yang akan digunakan untuk menentukan pengisian Budget
Pilih account yang akan diinput budgetnya.
klik button OK

Jumlah anggaran dalam mata uang lokal. 
Debit, Perhitungan anggaran selalu dilakukan terhadap sisi debet.
Credit, Jumlah anggaran untuk rekening pembayaran masuk, untuk tujuan pelaporan saja.
Actual, Jumlah Actual anggaran yang telah digunakan


Contoh Diatas merupakan Pembagian anggaran menggunakan Metode Equal dimana Anggaran tersebut Dibagi rata dalam 12 Bulan, Untuk Lebih Detailnya atau ingin mengubah metode yang digunakan anda cukup melakukan double klik pada no disebelah kiri

Anda Dapat mengubahnya jika anggaran tersebut ingin menggunakan metode manual, 
misalnya untuk bulan january saya ingin memberikan anggaran sebesar USD 900.

Setelah Budget Setup Dilakukan Sekarang saatnya anda mencoba untuk melakukan transaksi yang berhubungan dengan account yang sudah di setup. Kelanjutannya akan ditambahkan kemudian
Untuk Video dapat dilihat pada link ini http://www.youtube.com/watch?v=m9T0cPywUwg

Authorization - Query Manager

Di SAP Business One Memiliki Beberapa fungsi Khusus untuk memberikan autorisasi kepada Setiap User

Dalam hal ini saya akan menjelaskan mengenai autorisasi yang berhubungan dengan Query manager dan Export Excell, Pengelompokkan Query SAP hanya menyediakan hingga 15 Group.

Autorisasi Query manager Per Group
Untuk melakukan Setup Query manager yang harus dilakukan adalah
1. Buka Query manager yang telah tersimpan
2. klik button manage Category

3. Kelompokkan Category per Group,

Misalnya
Group 1 hanya boleh dibuka oleh bagian Purchasing
Group 2 hanya boleh dibuka oleh bagian Sales
Dan Seterusnya, sesuai dengan pengelompokkan yang dibutuhkan





4. Setelah melakukan pengelompokkan, langkah selanjutnya adalah memberikan Hak autorisasi kepada setiap user dengan membuka module Administration - System initialization - Authorization
5. Pilih user yang akan diberikan autorisasi untuk Group yang sudah ditentukan. misalnya saya memilih user 01ACC01 untuk Group 1

6. Setelah memilih user di kolom sebelah kanan pilih Reports - Query generator - Berikan Full Autorisasi hanya untuk Group 1

7. Klik Button Update. Maka User 01ACC01 hanya dapat melihat semua Query yang ada di Group 1

Autorisasi Export Excell
Agar user tidak dapat menggunakan Fungsi Export Excell Cukup memberikan autorisasi yang ada pada
Administration - System initialization - Authorization 
1. buka module Administration - System initialization - Authorization

2. Pilih User yang akan diberikan autorisasi
3. Di kolom sebelah kanan klik panah hitam pada General - MS-Excell
4. Pilih Full Autorisasi jika user diperbolehkan untuk melakukan export data ke excell dan no autorize jika user tidak diperbolehkan mengakses export data ke excell

5. Klik Button Update.

Price List

SAP Business One memungkinkan Anda membuat daftar harga yang berbeda untuk setiap item.

Selama pembuatan dokumen penjualan dan pembelian, SAP Business One berdasarkan pada harga barang langsung dari daftar harga yang terkait dengan persyaratan pada Business Partner Master Data.

Hal yang harus diperhatikan dalam menggunakan price list adalah melakukan setup terlebih dahulu harga yang akan di buatkan standard nya pada module Inventory = Price list = Price list

Pada Saat membuka Form Price list disana Ada 2 pilihan yakni
Update Entire Price list = Pada Saat ingin mengisi daftar harga maka akan ditampilkan semua item
Update By Selection = Pada Saat ingin mengisi daftar harga maka akan ditampilkan parameter sesuai dengan item apa saja yang akan anda filter

Price list Name = Untuk Price List 01 ... 10 Sudah Standard Dibuat oleh System, Namun anda dapat mengubah nama Price sesuai dengan kebutuhan.

Base Price List = Akan dijadikan dasar untuk penggunaan price list pada setiap transaksi, yang harus kita setup pada business partner master data

Factor = Formula yang akan digunakan untuk menghitung harga dasar.
Contohnya Item A diisi dengan harga IDR 20.000 Dan Factor diisi dengan 2 maka Harga yang akan ditampilkan adalah IDR 20.000 * 2

Rounding method = Untuk menghitung pembulatan pada transaksi yang menggunakan price list

Authorize Group = Untuk Memberikan Authorisasi User terhadap penggunaan price list
Contoh nya User Andi hanya didaftarkan untuk Price list Group 1. maka Andi tidak dapat memilih price list yang ada di  Group lainnya selain 1.
SAP Business One hanya menyediakan hingga 4 Group saja

Untuk Mengisi daftar harga posisi button harus dalam keadaan OK, kemudian double klik Kolom paling kiri pada setiap price list yang didaftarkan lihat gambar dibawah.

Jika Anda memilih 

• Update Entire Price list maka akan ditampilkan seluruh daftar item pada saat anda melakukan double click. hasilnya lihat gambar di bawah

• Update By Selection, Maka akan ditampilkan Form untuk mengisi parameternya. lihat gambar di bawah, Setelah anda isi klik button OK maka akan ditampilkan daftar item yang difilter saja

Setelah Tampil daftar item anda cukup mengisi Kolom yang ada pada Unit Price yang akan didaftarkan.
Unit Price di default oleh System berdasarkan pada Local Currency.
Contoh : Jika Anda memiliki local Currency IDR tetapi daftar harga yang akan anda daftarkan adalah USD maka anda harus melakukan pengisian dengan menambahkan USD sebelum menulis harga yang didaftarkan.

Tahap Selanjutnya Adalah setup pada setiap Vendor / Customer yang ada pada Business Partner Master Data Tab Payment Term Kemudian Price list

Setelah melakukan setup price list dan Business Partner Master Data maka hasilnya di transaksi lihat gambar dibawah

Hal yang sering Terjadi dimana Unit Price yang tampil tidak sama dengan Price List yang diinput Disebabkan karena Adanya penggunaan Satuan Konversi UoM

Contoh nya Penyimpanan Inventory di gudang dalam Satuan KG

Sedangkan untuk Penjualan Menggunakan Satuan Lbs 

Untuk Purchase Dapat Dilihat Pada Tab Purchase Form Item Master Data

Cara membuat Query Di SAP business One

Cara Membuat Query di Query Generator SAP Business One
1. Mengerti cara membuat dan konsep Struktur Database, Jika belum mengerti mengenai hal ini mungkin link ini http://www.w3schools.com/sql/default.asp dapat membantu anda, Atau link Lainnya
2. Mengetahui Nama Table Dan Field yang ada Di SAP

• Menampilkan System information terlebih Dahulu (View - System information Atau Shortcut CTRL+SHIFT+I )

• Buka Salah Satu dokumen yang akan anda tampillkan Dalam Query, misalnya saya ingin membuat Query untuk menampilkan Sales Order

• Letakkan Posisi Kursor pada Field yang akan ditampilkan, maka akan ditampilkan informasi mengenai Field dan nama table seperti di gambar berikut. Posisi ada dibawah kiri 

• Setelah anda mengetahui Nama Table Dan Field nya langkah selanjutnya adalah membuat Query tersebut. Caranya Tools - Query - Query Generator

• Maka Akan Ditampilkan Form Seperti ini

• Anda Cukup Mengisi Nama Table Pada field seperti gambar diatas Ex (OITM) kemudian Tab, maka akan ditampilkan list yang berisi semua Field yang ada pada table tersebut

• Double Click Field yang akan ditampilkan Dalam Query

Kolom Select  - menampilkan semua field yang akan ditampilkan dalam Query
Kolom From - Nama Table
Kolom Where - Untuk mengisi Parameter / melakukan Filter, Anda dapat mengklik button Condition yang ada di bawah. lihat langkah selanjutnya
Kolom Sort By - Data yang ditampilkan akan diurutkan berdasarkan Field yang dipilih
Kolom Group By - Jika Data yang ingin ditampilkan akan di kelompokkan.

Kemudian Klik Execute, maka akan ditampilkan Form parameter yang didaftarkan

Kemudian pilih Item yang akan di filter dan klik button OK dan silahkan menikmati Query yang anda buat.

Cara Menampilkan Query yang telah di Save 


1. Pilih Tools - Queries - User Queries  Atau pada toolbar klik gambar seperti di bawah

akan ditampilkan seluruh list query yang telah disimpan


Cara Mengedit Query yang telah di Save
1. Open Query yang akan diedit, klik gambar Pencil

2. Edit Query yang ada pada field seperti digambar.

3. klik Button Execute untuk melihat hasil dari perubahan query
4. klik Button Save untuk menyimpan query yang sudah diedit

Item Master Data

Item Master Data adalah Form/Media yang digunakan oleh SAP Business One Untuk mengelola Semua Item yang berhubungan dengan Stock Dari transaksi pembelian, penjualan hingga produksi. Di Form ini anda juga dapat menambahkan, memperbarui, mencari dan mengecek Item yang telah didaftarkan.

Untuk membuka Form ini anda Cukup membuka Module Inventory - Item Master Data
Di Dalam Item Master Data terdapat beberapa Tab yang digunakan untuk memaintain item Seperti


Item Master Data: General Area,
Item Number : Kode yang digunakan untuk Setiap penamaan Item (Panjang Field 20 Char)
Description : Nama dari Item (Panjang Field 100 Char)
Desc in foreign Lang : Nama Item dalam bahasa asing
Item Type : Tipe item yang terdiri dari Items, Labor, Travel (Standard SAP Tidak dapat ditambah)
Item Group : Untuk mengelompokkan item (Penamaan Item Group Sesuai dengan kebutuhan Perusahaan)
Price List : Daftar harga dari setiap item


Pada Item Master Data Terdapat beberapa indikasi Seperti

• Inventory Item : Item Tersebut Akan dikelola di dalam warehouse/gudang
• Sales item : Item Tersebut Digunakan untuk transaksi penjualan
• Purchased Item : Item Tersebut digunakan hanya untuk transaksi pembelian 
• Fixed Assets : Item yang digunakan sebagai Aset tetap perusahaan

Item Master Data: General Tab

• Withholding Tax : Untuk menentukan default item akan dikenakan pajak penghasilan
• Manufacturer : Digunakan Apabila Item Tersebut memiliki merk product dari produsen
• Additional identifier : untuk identifikasi tambahan pada setiap item
• Shipping Type : Sarana Transportasi yang digunakan untuk pengiriman. (Dapat Ditambahkan sesuai kebutuhan)

Manage Item By : untuk mengelola item berdasarkan (None : Default , Serial Number, Batch)
Jika anda mengelola item menggunakan Batch atau serial number maka akan ditampilkan metode apa yang akan anda gunakan, Metode tersebut adalah

• None : Tidak ada Managemet khusus untuk mengelola item ini
• Serial Number : Item Dikelola berdasarkan no Seri
• Batch Number : Item Dikelola berdasarkan Batch
• On Every Transaction :  Pada Saat membuat transaksi maka akan ditampilkan batch ataupun serial numbernya
• On Released Only : Batch / Serial number hanya akan ditampilkan apabila transaksi tersebut telah di Release.

Issue Method Biasanya digunakan pada Transaksi yang berhubungan dengan Produksi

• Manual : Pada Saat pengeluaran Component item harus dilakukan secara manual 
• BackFlush : komponen akan dikeluarkan secara otomatis berdasarkan pada parent item yang telah didaftarkan pada Bill Of Material

Phantom Item adalah sublevel di BOM yang tidak benar-benar ada dalam persediaan. Hal ini digunakan untuk menyederhanakan BOM. 

Hanya BOM Production yang memiliki Phantom item 

The Production Order explodes the phantom BOM and displays its components in the required order. In the example below, in the production order, Components 1 to 6 will appear, but not Phantom 1 and 2.

Item Master Data: Purchasing Data Tab 
Preffered Vendor : Vendor pilihan sebagai default untuk item tersebut 
Mfr Catalog No : No Catalog item, Jumlah ini ditampilkan pada dokumen pembelian dan penjualan 
Purchasing UoM : Satuan barang yang akan digunakan untuk setiap Pembelian
Item per Purchasing Unit : Konversi Dari Satuan yang ada pada inventory terhadap satuan Purchasing
Packaging UoM : Satuan yang digunakan untuk setiap Pembelian dalam Pack/Carton dll
Quantity per Packaging UoM : Konversi dari Satuan Packaging UoM terhadap Satuan inventorynya.
Customs Group : Menghitung Biaya untuk pembelian import (Dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan)
Tax Group : Untuk menentukan Default Pajak yang digunakan untuk Pembelian
Length, Width, Height, Volume, Weight : sebagai informasi tambahan terhadap spesifik item

Item Master Data: Sales Data Tab

Sales UoM : Satuan barang yang akan digunakan untuk transaksi Penjualan
Item per Sales Unit : Konversi Dari Satuan yang ada pada inventory terhadap satuan Penjualan
Packaging UoM : Satuan yang digunakan untuk setiap penjualan apabila penjualan dalam Pack/Carton dll
Quantity per Packaging UoM : Konversi dari Satuan Packaging UoM terhadap Satuan inventorynya.
Tax Group : Untuk menentukan Default Pajak yang digunakan untuk Penjualan
Length, Width, Height, Volume, Weight : sebagai informasi tambahan terhadap spesifik item

Item Master Data: Inventory Data Tab
Set G/L Account By : Menentukan Default untuk Account, Set Default ini digunakan sebagai pemicu pembuatan item pada setiap transaksi. System telah menyediakan 3 pilihan yaitu

• Warehouse, Account ditetapkan pada setiap gudang
• Item Group, Account ditetapkan pada setiap Item Group
• Item Level, Account ditetapkan pada setiap item

Inventory UoM : Satuan yang digunakan untuk Item yang disimpan di dalam Gudang

Valuation Method : Metode yang digunakan untuk perputaran item di Gudang terdiri dari

• Moving Average, Perhitungan Costing berdasarkan pada Rata-rata biaya setiap transaksi penjualan dan pembelian
• Standard, Perhitungan biaya mengikuti standart price yang telah ditentukan
• FIFO, System Persediaan dimana barang yang dibeli pertama dijual pertama

Item Cost : unit cost untuk setiap item

Manage Inventory By Warehouse : Stock akan dikelola berdasarkan pada Masing-masing gudang

Required (purchasing UoM) : System akan menjaga Stock jika sudah persediaan stock telah mencapai titik minimum yang telah ditentukan

Item Master Data: Planning Data Tab
Planning Method : Metode yang digunakan untuk melakukan perencanaan pada setiap Item

• MRP, Perencanaan pengadaan barang menggunakan Sistem MRP
• None, Pengadaan barang tidak direncanakan

Procurement Method : digunakan Apabila metode perencanaan menggunakan sistem MRP
Contohnya, Sebuah kotak cokelat sebagai Parent Item Dari beberapa komponen didalamnya (BOM).
Dan komponen tersebut adalah 1 kotak kayu dan 25 cokelat. Untuk Kotak kayu dibeli dari vendor sedangkan Cokelat diproduksi oleh perusahaan anda sendiri. Maka Untuk Melakukan metode default pengadaan barang untuk item kotak kayu harus menggunakan Buy Method, sedangkan Cokelat menggunakan Make Method. Sistem MRP akan otomatis merekomendasikan jumlah yang dibutuhkan untuk merakit 1 kotak cokelat tersebut.

• Make, Pengadaan barang berdasarkan pada hasil produksi sendiri
• Buy, Pengadaan barang berdasarkan pada pemesanan barang

Order Interval : Nilai untuk menentukan interval waktu antar pesanan yang berbeda

Order Multiple : Ukuran Lot untuk MRP

Contoh nya : Jika Nilai nya adalah 12, Maka Item Akan dipesan dalam kelipatan 12. Jadi jika anda membutuhkan Item sebanyak 20, maka Sistem MRP akan merekomendasikan 24 item untuk pengadaan barang

Minimum Order Qty : Ukuran Minimum Lot

Lead Time : Tanggal jatuh tempo yang akan ditampilkan oleh sistem untuk pengadaan barang

Item Master Data: Properties Tab

Item Master Data: Remarks Tab
Untuk menambahkan informasi tambahan pada setiap item dan menampilkan item tersebut dalam gambar