Sales A/R

Penjelasan Mengenai Module Sales A/R


Module ini memuat semua proses penjualan mulai dari membuat Sales Quotation - Sales Order - Delivery - Invoice bahkan untuk mengembalikan barang (Retur). SAP sendiri memiliki beberapa fungsi tambahan yakni penyimpanan sementara untuk transaksi yang sudah diinput (Draft Document) dan pembuatan laporan.

SAP Business One menyediakan berbagai pilihan dokumen penjualan, masing-masing yang berkaitan dengan tahap yang berbeda dari proses penjualan.

Penyesuaian dokumen juga dapat dilakukan untuk memenuhi persyaratan khusus, sebagai berikut:

• Menggabungkan berbagai jenis konten dalam satu dokumen penjualan dengan membuat pengaturan yang sesuai dengan fungsi Form Setting yang ada di SAP Business One
• Pembuatan Batch Document number
• Pembuatan Surat menggunakan Dunning Wizard (Pengingat Untuk Faktur yang mulai jatuh tempo)
• Penambahan field-field tambahan dengan menggunakan fungsi yang sudah ada yakni User Defined Field 

Setiap proses penjualan selalu melibatkan dokumen, seperti pesanan penjualan atau faktur A/R. SAP Business One memberikan semua informasi yang relevan dari satu dokumen ke yang berikutnya dalam arus dokumen, Sehingga memudahkan user untuk melihat dokumen-dokumen lain yang terkait. Anda dapat menyesuaikan langkah-langkah sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis

Untuk menghindari error selama pembuatan dokumen maka diperlukan tahapan selanjutnya yakni mensetting beberapa data yang dijadikan kunci utama dalam pembuatan dokumen seperti

1. Partner Bisnis Di SAP Business One dikenal dengan nama Business Partner Master Data, yang berisi mengenai informasi alamat tagihan dan kapal, persyaratan pembayaran pelanggan dan jatuh tempo
2. Item Master Data  

Proses Penjualan yang ada pada SAP Business One Meliputi 

• Sales Quotation
•  Sebelum melakukan pemesanan. Pelanggan sering membutuhkan review penjualan untuk diperiksa di perusahaan mereka. Sebagai proposal barang dan jasa ke pelanggan atau calon pelanggan. Dalam Transaksi ini tidak akan membentuk jurnal dan mempengaruhi nilai-nilai persediaan.

• Sales Order
• Dokumen penjualan berdasarkan komitmen dari pelanggan atau mengarah untuk membeli produk atau jasa. Dokumen penting untuk perencanaan produksi, menciptakan pesanan pembelian dan penjadwalan sumber daya.

• Delivery
• Catatan pengiriman bahwa barang telah terkirim
• AR Invoice
• faktur Penagihan yang ditujukan untuk meminta pembayaran ke pelanggan dan sebagai catatan Laba-Rugi

Dokumen  - dokumen yang ditambahkan oleh SAP business One untuk membantu Proses bisnis anda yakni:

• AR Reserve Invoice
• Permintaan dari pelanggan untuk mencetakan faktur terlebih dahulu sebelum pengiriman barang dilakukan
• Return
• Digunakan sebagai dokumen untuk barang yang dikembalikan dari pelanggan
• A/R Invoice + Payment  
• dokumen untuk penjualan tunai kepada pelanggan. SAP Business One memperlakukan faktur penjualan dan Pembayaran langsung dibuat otomatis

•  A/R Credit Memo
• Digunakan untuk membatalkan transaksi jika barang sudah di kirim dan invoice sudah diterbitkan
• A/R Down Payment
• Membuat permintaan pembayaran untuk perusahaan customer. Dokumen ini tidak akan membentuk Jurnal Dan tidak mempengaruhi Stock.

Administration-System initialization-Posting Period

Posting Period

Posting period digunakan oleh bagian Accounting untuk mengontrol transaksi per periode, Sehingga mencegah agar tidak ada transaksi yang salah dalam penginputan periode. Dan juga sebagai penentuan kapan waktunya Closing period dilakukan. untuk menjalankan fungsi ini harus dilakukan pembuatan periode baru jika belum didaftarkan sebelumnya. Jika Lihat di gambar Sudah dibuatkan periode hingga akhir tahun 2012.


Bagaimana cara membuat periode untuk tahun 2013
Yang harus dilakukan adalah buka module administration - System initialization - posting period
maka akan tampil gambar diatas. Kemudian click Button yang ada di sebelah kanan bawah (New Period)
dan menghasilkan gambar di bawah ini. Hanya user yang memiliki otorisasi saja yang dapat melakukan settingan ini.

Field apa saja yang harus diisi?
1. Period Code : kode yang akan digunakan untuk menentukan identifikasi. Biasanya Saya menggunakan tahun sebagai identifikasi maka saya isi dengan 2013 (Panjang Field : 20 Char)

2. Period Name : Nama period yang akan digunakan. Daripada pusing memikirkan nama buat saja sama dengan period code nya  (Panjang Field : 20 Char)

3. Sub Period : Di Bagian inilah harus disetting periode yang akan digunakan oleh perusahaan anda. Sub Period ini memiliki 4 category yaitu

• Year : Periode akan dibuatkan otomatis hingga akhir tahun
• Quarters : Periode akan dibuatkan per 4 Bulan, 6 Bulan dan lainnya sesuai dengan No Of Period yang akan anda pilih.
• Month : Period Per Bulan
• Days : Period Per Hari

Untuk Contoh ini saya pilih Per bulan 

4. Period Indicator : Periode Indikator mengacu pada setiap seri dokumen (baris) yang dapat dihubungkan ke satu atau lebih Periode Akuntansi. Setiap seri dokumen harus terhubung ke indikator, untuk mengaktifkan dokumen penomoran dimulai dengan 1 untuk setiap tahun fiskal. Pilih indikator periode untuk menghubungkan ke periode akuntansi. Indikator periode dapat terhubung ke lebih dari satu periode di perusahaan yang sama.

5. Period Status : Terdiri dari 4 Bagian yaitu

• Unlocked : Semua user dapat memposting semua jenis transaksi untuk periode ini
• Unlocked Except Sales : Semua user dapat memposting transaksi untuk periode ini kecuali penjualan. biasanya user yang memiliki otorisasi ini akan mengubah status ini setiap akhir periode. Mengapa? Mungkin masih ada pembelian yang harus dipesan pada periode tersebut.
• Period Closing : Semua user sudah tidak dapat melakukan penginputan transaksi pada periode ini, hanya user yang memiliki otorisasi penuh saja yang dapat melakukan transaksi yang terlambat diposting. 
• Locked : Tidak ada lagi Transaksi yang dapat diinput pada periode tersebut. karena sudah dilakukan penyesuaian dan penutupan periode

6. Posting Date From ... To .. : Rentang tanggal posting

7. Due Date From ... To ... : Rentang tanggal Jatuh tempo

Module Administration

Administration

Pengertian SAP bisa dibaca di link ini http://id.wikipedia.org/wiki/SAP_AG


Pada Saat Memulai Sistem Dari SAP Business One biasanya Perusahaan harus membuat Blueprint terlebih dahulu yang dibantu oleh Partner SAP untuk menentukan pola dan settingan yang akan digunakan pada saat Aplikasi SAP B1 dijalankan.

Di dalam module ini menyimpan semua informasi tentang Perusahaan dan informasi seluruh pengguna yang menggunakan sistem ini. Seperti

• Currency Exchange Rate
• Autorisasi dan alerts
• Approval procedure
• Email internal
• Akses informasi Dari software Non SAP dengan menggunakan fungsi export dan import 

nah jika sudah mulai penasaran dengan apa sih isi dari module administration, Mari kita simak lebih detail module ini

Choose Company

User Code
- Menentukan nama pengguna untuk melakukan login
Password
- Masukkan password anda
Change User
- Membersihkan Field User code dan password  dan lakukan login ulang.
Current Server
- Pilih Server MS_SQL2005 Atau MS_SQL2008
Company Or Current User
- Menampilkan semua database perusahaan yang telah di definisikan di dalam server
Company Name
- Menampilkan nama perusahaan
Database Name
- Menampilkan Nama database yang Telah dibuat sebelumnya di dalam Server
localization
- mengindikasikan lokasi Perusahaan yang digunakan pada SAP Business One
Version
- Menampilkan versi dari Database
New
- Membuat Database Baru pada server

Exchange Rate And indexes
Hanya terdapat 1 Rate yang dapat digunakan Pada SAP Business One,
Anda dapat menggunakan Rate Pajak / Rate 1/2 BI Tergantung pada Kebutuhan Perusahaan
Untuk mendapatkan
Rate Pajak Dapat Dilihat pada Link Berikut
http://fiskal.kemenkeu.go.id/dw-kurs-db.asp

Rate BI Dapat Dilihat pada Link Berikut
http://www.bi.go.id/en/moneter/informasi-kurs/transaksi-bi/Default.aspx

System initialization

1. Company Details
2. General Settings
3. Posting Period
4. Authorizations
5. Document numbering
6. Document Setting
7. Print Preference
8. Menu Structure
9. E-Mail Settings
10. Opening Balance

Administration-System initialization-General Setting

General Setting

Memiliki beberapa bagian yakni
1. BP (Business Partner)

Di Dalam bagian ini anda dapat memberikan warning pada dokumen penjualan. Dengan beberapa parameter yang harus disetting yakni

Cek apakah menambahkan dokumen penjualan untuk pelangganmenyebabkan penyimpangan dari batas kredit yang ditetapkan untuk pelanggan (Pembayaran Syarat tab di Mitra Usaha jendela Master Data).

• Credit limit, Memberikan peringatan pada saat melakukan Transaksi penjualan untuk pelanggan yang telah menyimpang dari batas kredit yang telah ditetapkan (Di Setup Di Business Partner Master Data tab Payment Term)
• Credit Limit yang diberikan sudah meliputi Pembayaran menggunakan Giro, Walaupun belum cair

• Commitment Limit, memberikan peringatan pada saat  melakukan transaksi penjualan apabila pelanggan telah melebihi batas kredit yang sudah disepakati di awal. Lihat Bagian Payment Term yang ada pada form Business Partner Master Data
• Commitment Limit yang diberikan tidak meliputi pembayaran menggunakan Giro

allert untuk Limit yang dapat digunakan di SAP hanya untuk transaksi seperti

• AR Invoice
• Delivery
• Sales Order
• Pick List

Default Payment Term for Customer : Default untuk Jangka Waktu yang diberikan ke Pelanggan

Default Payment Term for Vendor : Default untuk Jangka Waktu yang diberikan ke Supllier

Activate Approval Procedures : Apabila ingin menjalankan proses Approval, Wajib memberikan tanda Centang pada saat configurasi awal. Karena tidak dapat diupdate kembali apabila sudah terdapat transaksi

Display Inactive Business Partner In Reports : Tetap menampilkan List Pelanggan / Supplier di laporan Standard SAP walaupun Customer / Supplier tersebut sudah di nonaktifkan

Display Inactive Business Partner In Marketing Documents : Tetap menampilkan List Pelanggan / Supplier di laporan Marketing SAP walaupun Customer / Supplier tersebut sudah di nonaktifkan

2. Budget 

Block Deviation from Budget, Memblok transaksi karena anggaran telah melebihi batas
Warning, Memberikan peringatan apabila anggaran telah melebihi batas. anda dapat melanjutkan transaksi atau membatalkannya.
Without Warning, Tidak ada batasan apapun ketika anggaran telah melebih batas

Dalam memberikan peringatan/ blok pada Transaksi Dapat dipilih berdasarkan For Annual Budget Atau For Monthly Budget

Transaksi yang dapat ditampilkan pesan peringatan adalah transaksi
Purchase Order, Good Receipt PO, Invoice (Accounting)

3. Services

Perform Data check, Melakukan pengecekan data setiap user ketika login dan menampilkan pesan apabila ada data yang tidak konsisten
Open Exchange Rates Table, Menampilkan Master exchange rate Pada saat melakukan transaksi dengan mata uang asing yang up to date
Display Recurring Postings on Execution, Menampilkan Posting berulang pada tanggal hari ini. Digunakan apabila posting dijalankan secara berulang
Send Alert for Activities Scheduled for Today, SAP Business One akan langung mengirimkan daftar semua kegiatan yang harus dilakukan hari ini dan dapat langsung memproses kegiatan ini
Display Inbox When New Message Arrives, Menampilkan pesan setiap kali ada pesan baru. Setting dilakukan per user
Open Window for Credit Voucher Ref. Update, Pada Saat login Form ini akan terbuka secara otomatis. Sebelumnya harus menentukan interval perencanaan untuk tanggal yang telah jatuh tempo. (Per User)
Open Postdated Checks Window, Pada Saat Login Akan ditampilkan pesan otomatis yang berisi tentang cek yang telah jatuh tempo. (Per User)

4. Display

Language : Perubahan bahasa per perusahaan untuk semua user
Skin Style : Jenis Tampilan yang digunakan, Login ulang untuk melihat hasilnya
Color : Memberikan warna background pada form
Time Format : Format Waktu yang digunakan untuk tampilan di transaksi
Date Format : Format Tanggal yang digunakan untuk tampilan di transaksi
Separator : Format Pemisah tanggal
Decimal Place : Menentukan berapa digit desimal yang digunakan

5. Font Background

Menentukan Font dan background yang ingin digunakan






6. Path : Menentukan lokasi penyimpanan File dalam bentuk attachment

7. Inventory / Stock

Bagian ini terdiri dari 2 bagian yaitu item dan planning

• Item : 
• mendefinisikan metode untuk memanage inventory (Batch Or Serial number)
• On Every transaction : Setiap ada transaksi stock
• On Release Only : hanya transaksi inventory yang di release
• Menentukan Default Warehouse
• Menentukan Metode G/L Stock
• Planning
• Digunakan apabila ingin menjalankan MRP dimana anda harus mendefinisikan kapan penjualan digunakan terhadap penjualan yang akan datang

Back To Administration

Administration - System initialization - Company Details

Company Details
Terdiri dari beberapa bagian yakni General, Accounting Data, Basic Initialization

 

Company Name : 
Menjelaskan nama perusahaan, Ditampilkan di atas Main Menu pada SAP Business One.
Address :
Menampilkan format alamat dari field yang telah diisi
Address Field :
Menampilkan informasi alamat perusahaan pada saat akan melakukan print laporan
Internet Address :
Menjelaskan alamat website perusahaan

Tax Office :
Entry Nama kantor Pajak yang bertanggung jawab atas pajak penjualan dan pembelian
Federal Tax ID 1,2,3
Entry No Pajak atas pajak penjualan dan pembelian (Jika Diperlukan)
Additional ID :
No Id Tambahan bagi perusahaan
Company Tax Rate:
Tarih persentase pajak perusahaan yang harus dipotong pada dari jumlah yang dibayarkan
Exemption Number
Nomor Pembebasan Pajak
Tax Deduction number
Nomor Pajak ini digunakan untuk melaporkan data yang terkait dengan proses bisnis, seperti lokasi pekerjaan, Dan Cabang perusahaan

Local Currency
Menentukan Mata uang lokal yang akan digunakan
System Currency
Mengelola semua transaksi dalam mata uang secara paralel dari Sistem ke mata uang lokal. 
Jika di definisikan sebagai mata uang sistem yang tidak identik dengan mata uang lokal maka mata uang sistem dapat juga digunakan sebagai laporan. Contoh sebuah perusahaan yang ingin melaporkan mata uang secara sistem maupun lokal. Di setiap transaksi yang diinput akan memposting kedalam jurnal dengan kedua mata uang tersebut. 
Default Account Currency
Dibedakan menjadi 2 bagian yakni Local currency dan All Currency (Tergantung dari setiap transaksi)
Display Credit Balance with Negative Sign
untuk menampilkan saldo kredit dengan tanda negatif (-), Disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.

Use Segmentation Account
untuk menentukan account apakah ingin dipisahkan berdasarkan segmen atau tidak contohnya : divisi, lokasi dan lainnya
Use Negative Amount For Reverse Transaction
Untuk menentukan jurnal balik apakah ingin menggunakan tanda minus pada debit credit atau tidak

• Contoh Apabila Bagian ini Tidak Dicentang

• Contoh Apabila bagian ini Dicentang

Permit More Than one Document Type per Series
Mengijinkan penomoran series yang sama lebih dari satu dokumen. Tidak dapat diubah jika sudah terdapat transaksi
Use Perpetual inventory
Mengelola Sistem persediaan secara perpetual
Item Group Valuation Method
Metode yang digunakan untuk mengontrol persediaan. Berfungsi jika menggunakan perpetual inventory
Metode ini dibedakan menjadi 3 Bagian yakni

• Moving Average : Menghitung ulang harga pokok berdasarkan penerimaan barang
• Standard Price : harga pokok berdasarkan harga standard. 
• FIFO : Harga pokok berdasarkan pada urutan barang yang diterima

Manage Item cost Per Warehouse

Jika di pilih maka perhitungan harga persediaan berdasarkan pada warehouse

Jika tidak dipilih perhitungan harga persediaan berdasarkan pada gabungan semua warehouse

Use Purchase Accounts Posting System

Memungkinkan akuntasi pembelian berdasarkan pada lokasi pembelian. Tidak dapat diupdate apabila sudah ada transaksi

Allow Stock Release Without Item Cost
Mengijinkan Stock yang keluar dalam melakukan transaksi tanpa menggunakan harga pokok

(Versi >= 9.1) Manage Serial And Batch Cost By
Item Group Valuation Method - 
Metode perhitungan harga pokok yang di moving berdasarkan Kelompok Item
Serial/Batch Valuation Method -
Metode perhitungan harga pokok yang di moving berdasarkan Batch

(Versi >= 9.0) Enable Fixed Asset (Apabila Perusahaan ingin menggunakan Fixed asset maka harus dicentang, karena tidak dapat dicentang apabila sudah terdapat transaksi di SAP)
Calculate Depreciation By :
Perhitungan Depresiasi yang dipisahkan Per bulan, Day

Enabled Multiple Branches

House Bank
Default yang akan digunakan untuk Akun bank perusahaan